Kanban Atividades
- Primeiros passos
- Gerenciamento de Atividade
- Notificações e Google Agenda
- Retorno Futuro
- Configurar Kanban de usuários
- Mover as filas do kanban (reposicionar)
- Atalhos do card do Kanban
- Filtros do Kanban
Primeiros passos
Neste tutorial você verá os primeiros passos no Kanban de Atividades: como criar uma oportunidade, movimentá-la entre etapas, adicionar produtos e gerar uma proposta comercial.
1. Criar uma atividade
No Kanban de Atividades, clique em Nova Atividade, informe os dados da oportunidade e salve.
A nova atividade será exibida na etapa inicial do seu funil comercial.
2. Movimentar entre etapas
Para atualizar o andamento da negociação, movimente o cartão da atividade para a etapa correspondente.
No exemplo do vídeo, a atividade é movimentada para Negociando 25%.
3. Adicionar produtos
Abra a atividade e inclua os produtos que fazem parte da negociação.
Esses itens serão utilizados posteriormente na geração da proposta comercial.
Mantenha os produtos da atividade atualizados antes de gerar a proposta, para que valores e itens sejam apresentados corretamente ao cliente.
4. Gerar a proposta comercial
Com os produtos cadastrados, abra novamente a atividade e acesse a opção de Proposta.
O sistema gera o documento comercial com os itens e informações da negociação. Confira a proposta antes de enviá-la ao cliente.
5. Atualizar o andamento após o envio
Depois de enviar a proposta ao cliente, movimente a oportunidade para a próxima etapa do seu processo comercial.
No exemplo, a atividade avança para Negociando 50%, indicando que a proposta já foi enviada e a negociação continua em andamento.
Gerenciamento de Atividade
Nesta página você verá como gerenciar informações importantes de uma atividade já criada no Kanban, incluindo anexos, alteração de proprietário, registro de movimentações e consulta ao histórico.
1. Adicionar anexos
Abra a atividade desejada e acesse a tela de Anexos. Faça o upload do arquivo que deve ficar vinculado à atividade.
Use os anexos para manter documentos e arquivos relacionados à negociação disponíveis junto ao histórico da oportunidade.
2. Alterar o proprietário da atividade
Clique em Encaminhar para Usuário, selecione o usuário que passará a ser responsável pela atividade e salve.
3. Registrar uma movimentação
No campo de movimentação, registre informações relevantes sobre o atendimento ou negociação e salve.
4. Consultar o histórico de movimentações
Abra o log de movimentações para consultar os registros realizados na atividade. O histórico ajuda a acompanhar o que aconteceu durante a negociação e mantém o contexto disponível para a equipe.
Resultado esperado
Ao final, a atividade terá seus arquivos vinculados, o responsável atualizado quando necessário e as movimentações registradas no histórico para consulta futura.
Notificações e Google Agenda
Aprenda a criar uma notificação vinculada à atividade e registrar o compromisso no Google Agenda.
Como criar a notificação
1. Abra a atividade pelo Kanban e acesse a opção Notificações.
2. Clique em Inserir Notificação.
3. Defina a data desejada e informe uma observação para identificar o compromisso.
4. Clique em Google Agenda. Confira os dados apresentados e salve o compromisso no Google Agenda.
5. Localize a data escolhida no Google Agenda e confirme que o compromisso foi criado.
6. Volte para a XeoTech e clique em Salvar para registrar a notificação na atividade.
Retorno Futuro
Use o Retorno Futuro quando uma oportunidade não deve permanecer no fluxo atual, mas precisa voltar para acompanhamento em uma data específica.
Como utilizar
1. Abra a atividade que deseja programar para um contato futuro.
2. Marque a opção Retorno Futuro e escolha a data desejada.
3. Se necessário, adicione uma tag para identificar rapidamente o motivo do retorno.
4. Registre no campo de informações o contexto necessário para o próximo atendimento.
5. Salve a atividade.
Após marcar o Retorno Futuro, a atividade deixa de aparecer no Kanban atual. Na data escolhida, o sistema coloca automaticamente a atividade na etapa AG INTERAÇÃO, deixando-a novamente disponível para acompanhamento.
Utilize uma tag e registre uma observação objetiva explicando o motivo do retorno. Assim, quando a atividade voltar ao Kanban, o consultor terá o contexto necessário para retomar o contato.
Configurar Kanban de usuários
A tela Configurar Kanban permite definir quais filas cada usuário poderá visualizar e trabalhar dentro do Kanban de Atividades.
Localizar filas já configuradas
Na tela de configuração, utilize os filtros disponíveis para localizar os registros desejados. É possível filtrar por perfil do usuário, nome, login, etapa e situação do usuário.
Excluir filas de um usuário
1. Faça o filtro para localizar o usuário e as filas já atribuídas.
2. Selecione uma ou mais filas que deseja remover.
3. Clique em Excluir Selecionados.
Após a confirmação, as filas selecionadas deixam de fazer parte do Kanban daquele usuário.
Adicionar filas a usuários
1. Clique em Adicionar.
2. Selecione uma ou mais filas que deseja incluir.
3. Localize os usuários utilizando os filtros disponíveis, como perfil, equipe, nome, login ou tags.
4. Clique em Pesquisar.
5. Selecione os usuários que deverão receber as filas.
6. Clique em Criar Fila.
As filas selecionadas passam a ficar disponíveis no Kanban dos usuários escolhidos.
Ao alterar a configuração do Kanban, confira sempre os usuários e filas selecionados antes de confirmar. A inclusão ou exclusão altera diretamente quais filas cada usuário poderá visualizar no Kanban.
Mover as filas do kanban (reposicionar)
Nesta página você verá como reposicionar suas filas no kanban.
1. Clique + Segure o botão de ancoragem
O botão fica no canto superior esquerdo. 
Clique + segure e arraste para a posição desejada.
2. Mova para a posição desejada
Depois de arrastar, solte na posição desejada.
Resultado esperado
Ao final, as filas ficarão posicionadas conforme sua necessidade.
Atalhos do card do Kanban
Esta página mostra os atalhos dos cards do Kanban e suas funcionalidades.
Os atalhos do card são:
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Identificador de SLA (No prazo e Fora do Prazo), você também pode filtrar por SLA, clicando no icone do "Foguinho". Vermelho Fora do Prazo e Verde No Prazo. -
Editar atividade, abre a atividade para edição -
Anexos, abre a tela para anexar ou fazer download dos arquivos anexados. -
Movimentação de atividade. Mostra o log da atividade, movimentações, alterações etc -
Notificação de atividade. Aqui você pode criar/consultar notificações para ser avisado de um compromisso. Quando há notificação ativa, o icone fica colorido, do contrário fica azul. Dica: Clique em Google Agenda para registrar o compromisso no seu Google Agenda. -
Contatos válidos, abre os contatos do cliente(Telefones/Email) em telefones, basta clicar no botão do whatsapp para direcionar o contato para o WhatsAppWeb
Filtros do Kanban
Esta página mostra os filtros disponíveis dentro do kanban.
Para acessar os filtros, basta clicar no checkbox Filtros que as opções irão aparecer. Se quiser esconder basta desmarcar o Checkbox Filtros.
O video abaixo demonstra a utualizão dos filtros.
Os atalhos do card são:
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Filtro de equipe. Para ver as atividades de uma equipe especifica, basta seleciona-las no campo Equipe.
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Ver filas do Usuário. Essa opção irá mostrar um espelho da fila do usuário escolhido, vai mostrar exatamente o que o usuário está enxergando no kanban dele, ou seja, suas atividades e também, se for o caso, dos usuários que estão na sua hierarquia.
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Filtrar Usuário. Diferente do ver filas, essa opção vai filtrar as atitivades do usuário selecionado, nesse caso somente as atividaes que ele for proprietário.
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Filtro por cnpj. Basta inserir uma lista de cnpj's para que o sistema filtre e traga somente as atividades dos cnpj's selecionados.
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Filtro por nome do cliente. Basta informar o inicio do nome do cliente para o sistema buscar suas atividades.
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Filtro por noficicação. Filtra as atividades que tem uma notificação agendada na data selecionada.