Clientes
- Cadastro de Clientes
- Gerenciando um cliente
- Enriquecimento e criação de atividade
- Vencimentos de faturas e avisos ao cliente
- Consulta de Crédito
- Ações em lote de clientes
- Exportações de Clientes
- Importar e atualizar clientes via Excel
- Gatilhos de contato recorrente
Cadastro de Clientes
O cadastro de clientes centraliza as principais informações da empresa ou pessoa, incluindo identificação, endereço, contatos e outros dados utilizados no atendimento e na operação.
Como cadastrar
2. Informe o CPF/CNPJ, o sistema irá se conectar com a base da RECEITA FEDERAL e trará os dados básicos.
3. Confira e complete as informações de endereço.
4. Adicione os contatos do cliente, como e-mail e telefone.
5. Preencha, quando necessário, as demais informações disponíveis no cadastro.
6. Clique em Salvar para concluir.
Após salvar, o cliente passa a aparecer na lista de clientes e fica disponível para utilização nas demais funções do sistema.
Além dos dados básicos, o cadastro pode apresentar outras seções e informações utilizadas pela operação. Preencha somente o que fizer sentido para o processo da sua empresa.
Gerenciando um cliente
Além dos dados básicos, o cadastro do cliente reúne informações importantes para o acompanhamento da operação, como pessoas vinculadas, anexos, timeline e histórico de alterações.
Pessoas
Utilize a seção Pessoas para cadastrar ou consultar pessoas relacionadas ao cliente, mantendo os contatos e vínculos organizados no mesmo cadastro.
Anexos
Na área de Anexos você pode enviar e consultar documentos e arquivos relacionados ao cliente, mantendo as informações importantes centralizadas.
Timeline
A Timeline apresenta o histórico de acontecimentos e interações relacionados ao cliente, ajudando a entender rapidamente o contexto do atendimento.
Log de alterações
O Log de alterações permite consultar mudanças realizadas no cadastro, facilitando a rastreabilidade e auditoria das informações.
Manter em um único cadastro as informações, documentos e históricos necessários para acompanhar o relacionamento com o cliente.
Enriquecimento e criação de atividade
A partir do cadastro do cliente, você pode enriquecer os dados de contato daquele CNPJ e, em seguida, criar uma atividade para iniciar o acompanhamento comercial.
Enriquecer o cliente
1. Abra o cadastro do cliente que deseja trabalhar.
2. Confira os contatos já disponíveis e clique em Enriquecer.
3. Aguarde a conclusão do processamento.
4. Abra novamente o cadastro e confira os novos telefones, e-mails e demais informações encontradas para o CNPJ.
Este enriquecimento é executado somente para o cliente selecionado, permitindo complementar os dados daquele CNPJ sem necessidade de processar uma base inteira.
Criar uma atividade
1. Com o cliente aberto, clique em Criar atividade.
2. Preencha as informações necessárias para o atendimento ou oportunidade.
3. Salve a atividade.
4. Acesse o Kanban Atividades para acompanhar a atividade criada.
Após salvar, a nova atividade fica vinculada ao cliente e aparece no Kanban na etapa AG INTERAÇÃO, pronta para acompanhamento comercial.
Vencimentos de faturas e avisos ao cliente
O controle de vencimentos ajuda a acompanhar clientes que precisam ser lembrados do pagamento das faturas da operadora durante o período de responsabilidade da operação.
O agente pode permanecer responsável pela adimplência do cliente por um período após a venda. Quando uma fatura não é paga, a operadora pode estornar a comissão. Para reduzir ocorrências causadas simplesmente pelo não recebimento da fatura, a XeoTech permite cadastrar vencimentos e enviar avisos mensais ao cliente utilizando um modelo de mensagem em HTML.
Como cadastrar
1. Abra o cadastro do cliente e localize a seção Vencimentos Faturas.
2. Inclua um novo vencimento.
3. Informe um Identificador. Esse campo permite diferenciar os vencimentos quando o mesmo cliente possui mais de uma fatura ou contrato.
4. Informe o Dia do Vencimento mensal.
5. Defina a data inicial e a data final do período de notificação.
6. Clique em Salvar.
Durante o período configurado, o sistema utiliza o vencimento cadastrado para realizar os avisos mensais ao cliente conforme o modelo de comunicação definido para a operação.
Um mesmo cliente pode possuir vários vencimentos. Utilize identificadores claros para saber a qual fatura, contrato ou serviço cada vencimento pertence.
Consulta de Crédito
A Consulta de Crédito permite realizar uma análise diretamente pelo cadastro do cliente e manter o resultado vinculado ao histórico daquele cadastro.
Como realizar a consulta
1. Localize o cliente e abra o cadastro.
2. Acesse a seção Consulta de Crédito.
3. Inicie uma nova consulta e confirme a operação.
4. Aguarde o processamento.
5. Após a conclusão, confira o resultado apresentado e, quando disponível, abra o relatório para visualizar os detalhes retornados.
Após o processamento, a consulta fica registrada no cadastro do cliente e o resultado pode ser consultado pela própria tela.
Custo: R$ 4,99 sem protesto e R$ 19,99 com protesto.
Antes de confirmar, confira se o cliente selecionado é o cadastro correto. Consultas de crédito podem estar sujeitas às regras, permissões e custos definidos para a sua operação.
Ações em lote de clientes
O Painel de Clientes permite executar ações sobre vários clientes ao mesmo tempo, facilitando a manutenção da carteira, organização dos responsáveis, classificação por tags e criação de atividades em massa.
Confira sempre os clientes selecionados e os filtros aplicados. Quando nenhum cliente estiver selecionado, algumas ações podem considerar os clientes retornados pelo filtro atual. O sistema também pode solicitar a confirmação da quantidade de clientes antes de executar a operação.
Alterar usuários responsáveis
Utilize esta opção para redefinir os usuários responsáveis pelos clientes selecionados. Após confirmar a operação, os responsáveis escolhidos passam a fazer parte do cadastro do cliente.
Alterar tags do cliente
A opção Inserir adiciona informações sem substituir necessariamente as existentes. Operações como Sobrepor, Excluir ou Limpar podem alterar a classificação atual dos clientes. Confira a opção escolhida antes de confirmar.
Criar atividade para clientes
Esta ação permite gerar atividades para vários clientes em uma única operação.
1. Selecione os clientes ou aplique os filtros desejados.
2. Abra as ações e escolha Criar atividade para clientes.
3. Confirme a quantidade de clientes que será processada.
4. Preencha as informações iniciais da atividade.
5. Selecione os usuários que receberão a distribuição e conclua o processo.
Ao concluir as ações, as alterações ficam registradas nos clientes selecionados. No caso da criação em lote, as novas atividades podem ser consultadas pelo próprio cliente e acompanhadas normalmente no fluxo de atividades.
Exportações de Clientes
O Painel de Clientes permite exportar diferentes conjuntos de informações para análise, conferência ou utilização em outros processos da operação.
Antes de exportar, confira os clientes selecionados e os filtros aplicados. Quando nenhum cliente estiver selecionado, a exportação pode considerar os clientes retornados pelo filtro atual.
Exportar contatos
Gera um arquivo com os contatos dos clientes, como telefones, e-mails e demais informações disponíveis no cadastro.
Exportar responsáveis do cliente
Gera a relação de responsáveis vinculados aos clientes, permitindo conferir a distribuição da carteira.
Exportar pessoas do cliente
Exporta as pessoas cadastradas e vinculadas aos clientes, facilitando a consulta dos contatos e vínculos registrados.
Exportar dados básicos
Gera um arquivo com as principais informações cadastrais dos clientes, permitindo análises e conferências fora do sistema.
Ao concluir cada exportação, o sistema disponibiliza um arquivo Excel com as informações correspondentes ao tipo de exportação escolhido e ao conjunto de clientes considerado.
Dependendo das permissões e configurações da operação, o menu pode apresentar outras opções de exportação além das demonstradas neste vídeo.
Importar e atualizar clientes via Excel
A tela Importar/Atualizar permite utilizar uma planilha para cadastrar clientes ou atualizar informações de cadastros existentes em lote.
Esta função pode alterar vários cadastros de uma única vez. Antes de confirmar, confira o arquivo, os CNPJs e principalmente os vínculos entre as colunas da planilha e os campos da XeoTech. Quando possível, faça primeiro um teste com poucos registros.
1. Prepare a planilha
Organize o arquivo Excel com uma linha de cabeçalho e as informações que deseja cadastrar ou atualizar. O CNPJ é apresentado pelo sistema como campo obrigatório.
2. Faça o upload do arquivo
Na tela Importar/Atualizar, clique em Upload Arquivo. Após o processamento, as colunas encontradas na planilha serão apresentadas na área Colunas Arquivo.
3. Vincule as colunas
A coluna da esquerda apresenta os campos disponíveis na XeoTech. A coluna da direita apresenta os cabeçalhos encontrados no Excel.
Selecione o campo do sistema e a coluna correspondente do arquivo e clique em Vincular. Repita o processo para todas as informações que deseja processar.
Não é necessário vincular todas as colunas disponíveis. Vincule somente os campos que fazem parte do seu arquivo e que você deseja importar ou atualizar.
4. Confirme a importação
Depois de conferir os vínculos, clique em Confirmar. O sistema inicia o processamento do arquivo e informa que o resultado poderá ser acompanhado pelas notificações.
5. Confira o resultado
Após o processamento, localize um dos clientes utilizados no arquivo e abra o cadastro para validar as informações importadas ou atualizadas.
Os dados vinculados na importação passam a fazer parte dos respectivos cadastros. Quando o cliente já existe, a função pode ser utilizada para atualizar as informações mapeadas no arquivo.
Mantenha uma cópia do arquivo utilizado na importação e valide alguns cadastros após o processamento antes de realizar novas cargas maiores.
Gatilhos de contato recorrente
Os gatilhos permitem criar atividades de contato recorrente conforme a classificação dos clientes. Esse recurso ajuda a manter a carteira em movimento, criando automaticamente novas atividades de relacionamento em períodos definidos pela operação.
O sistema identifica os clientes pela tag configurada no gatilho, respeita o intervalo de dias informado e cria automaticamente novas atividades para os usuários definidos pela tag de distribuição. No dia previsto, as atividades são disponibilizadas em AGUARDANDO INTERAÇÃO.
1. Selecione a classificação dos clientes
Informe a tag que identifica os clientes que devem participar do processo recorrente. Por exemplo, um gatilho configurado para a tag #diamante será aplicado aos clientes classificados com essa tag.
2. Defina a periodicidade
Informe de quantos em quantos dias o sistema deverá criar uma nova atividade para os clientes que atendem aos critérios do gatilho.
3. Identifique as atividades criadas
Informe uma tag para identificar as atividades geradas automaticamente. Por exemplo, #contatoAtivo pode ser utilizada para diferenciar essas atividades das demais oportunidades ou atendimentos.
4. Defina os usuários da distribuição
A distribuição utiliza uma tag de usuários. Por exemplo, ao informar #internos, o sistema utilizará os usuários classificados com essa tag para receber as atividades geradas pelo gatilho.
Depois de criado, o gatilho funciona automaticamente. Na data prevista para cada cliente, a XeoTech cria uma nova atividade e a disponibiliza na fila AGUARDANDO INTERAÇÃO dos usuários selecionados para a distribuição.
Utilize tags padronizadas tanto para classificar os clientes quanto para identificar as atividades e os usuários. Isso facilita a manutenção dos gatilhos e evita distribuições incorretas.